ルーティン整理をすれば突発作業はなくなります

仕事をしている中で、一番効率を妨げるものは何かといえば、突発作業ではないでしょうか。今やっている作業を中断して対応する必要もありますし、いざ対応しようとしても準備されていないので効率的に進めない。結果、残業になってしまう。こんな事が良くあるのではないでしょうか。

ここでは、その突発作業をなくす方法を共有します。

これを実践することで、私は本業の時間を圧縮して副業に割く余白を作る事が出来ました。突発をなくすだけで時間的な余裕以外にも精神的な余裕も得れるので、是非試してください。

ルーティンを整理しよう

結論からいいます。

突発作業というものは実は存在しないともいえます。何故なら、それが起きる事を想定していれば、いきなり起きる事象というものはないからです。つまり、起きそうな事象に対し、予め対処をとっておけば常にルーティンを回すだけで良くなるのです。本当に意識の外で起きる突発だけに抑えられれば、案外突発的に起きる作業というのは多くはありません。

ルーティンの整理の仕方を、整理します。

1. 全ての作業を書き出す
   これまで行った作業を全て書いてみて下さい。書き出してみると毎月同じ様な作業を行っている事に気づくと思います。
   
   
2. レギュラー作業と突発作業に分類する
   次にレギュラー作業と突発作業に分けてみて下さい。突発作業においても、期間が空いていても大体同じ事が定期的に起きている事実に気付けます。
   
   
3. 突発作業が起きる条件を確認する
   突発作業が起きる条件があると思います。上司のとある会議の後に依頼が飛んでくる確率が高いとか、他のチームで類似した作業をしていて、その余波で依頼が飛んでくるとか、必ずそこには時間的・要素的に突発が起きやすい箇所があります。
   
   
4. レギュラー作業の中に、確認の時間を組み入れる
   上記で確認した突発作業が起きる原因が発生するタイミングの前後に、それを確認する時間を設けましょう。起きなければ、問題ないですし、起きるとなれば、早めに対処に着手できます。
   
   
5. 突発が発生した時の時間的余白を作る
   突発確認した後に、対処出来る時間的余白をルーティンとして確保しましょう。もし、確認した時点で発生が認められなくても、その余白の時間を別の作業に当てればいいですし、立ち止まって考える時間に充ててもいいでしょう。

ルーティンを向上させて自由な時間を作ろう

上記手順の中にも書きましたが、最も重要なのは突発作業として捉えていたものを、突発でなくす事にあります。突発と思っていた事は、確認する期間を伸ばしてみると、何度も起こっており、その原因となる条件はある程度、手前で察知出来るものが殆どになります。

この事の起こりに確認を行い、時間的に余白を予め用意しておけば突発によって残業になるという機会は減ります。

更にこのルーティン整理は、突発をなくす作用だけではなく、作業全体の効率化や管理レベルの向上にも貢献してくれます。自分が何を行っているのか、周りが何を行っているかが見える化するので、頭の中で全体感をもって活動でき、精神的な余裕にも繋がります。

是非、自分の中のルーティンを向上させて、自由な時間を作っていきましょう。その時間を付随する仕事に振るのも良し、副業や趣味の時間に使うのも良いでしょう。同じやるなら、効率的に行い、自らつくった時間で人生豊かに生きていきましょう。

それでは。